کدامیک ؟ مدیر پرتحرک یا مدیر برنامه‌ریز ؟
در یک سازمان کارآمد امروزی سهم فعالیت‌های جاری و فعالیت‌های مطالعاتی و برنامه‌ریزی در کل فعالیت‌های روزانه رده‌های مختلف سازمانی با نظم خاصی تغییر می‌کند.
اگر فعالیت‌های کارکنان یک سازمان را ذیل دو عنوان فعالیت‌های جاری و فعالیت‌های مطالعاتی و برنامه‌ریزی طبقه‌بندی کنیم، مشاهده می‌‌کنیم که در یک سازمان کارآمد، سهم فعالیت‌های جاری و روزمره با بالارفتن رتبه و جایگاه سازمانی فرد به‌تدریج کاهش می‌‌یابد، و در عوض سهم فعالیت‌های مطالعاتی و برنامه‌ریزی درحال افزایش است.
وقتی به‌عنوان ارباب رجوع به چنین سازمانی مراجعه بکنید، در طبقات پایین ساختمان جنب‌وجوش و تحرک فوق‌العاده‌ای مشاهده می‌کنید. انگار کارکنان سازمان فرصت سرخاراندن ندارند. با رفتن به طبقات بالاتر ساختمان که معمولاً محل استقرار مدیران میانی سازمان است، متوجه می‌شوید که جنب‌وجوش و تحرک قدری کمتر است. مدیران میانی بخشی از وقت خود را صرف کارهای اجرایی و نظارت بر فعالیت‌های زیردستانشان می‌کنند، و بخشی دیگر از وقتشان صرف مطالعه و برنامه‌ریزی برای بهبود فعالیت سازمان و افزایش درجه کارآمدی آن می‌شود.
اگر به بالا رفتن در طبقات ساختمان ادامه بدهید، میبینید در طبقه آخر ساختمان که مدیر ارشد مستقر است، آرامش خاصی حاکم است، مدیر ارشد کمترین بخش از وقت روزانه‌اش را صرف کارهای اجرایی و روزمره سازمان می‌کند. بیشترین بخش از وقت او صرف مطالعات راهبردی و برنامه‌ریزی می‌شود. او ساعت‌های طولانی صرف مذاکره با مشاورانش می‌کند تا راه‌های بالا بردن بهره‌وری سازمان و موفقیت آتی آن را بیابد.
نظم و سلسله مراتبی که از نظر تقسیم کار اجرایی بین مسؤولان سازمان وجود دارد، به‌گونه‌ای شبیه صفحه ساعت و رابطه عقربه‌های آن است. عقربه ثانیه‌شمار باید ۶۰بار دور بزند تا عقربه دقیقه شمار یک بار دور بزند! ثانیه‌شمار معرف کارکنان رده پایین سازمان است و دقیقه‌شمار معرف مدیران میانی. به همین ترتیب، عقربه ساعت‌شمار معرف مدیر ارشد سازمان است. اگر او یک دور بزند، عقربه ثانیه‌شمار باید ۷۲۰ دور بزند! همان اندازه که ساعت‌شمار با طمأنینه و آرامش به طراحی و برنامه‌ریزی و تعیین مسیر آینده سازمان مشغول است، ثانیه‌شمار باید با جنب‌وجوش بسیار درگیر فعالیت‌های جاری سازمان باشد.
حال تصور کنید به سازمانی مراجعه کرده‌اید که چنین نظمی بر آن حاکم نیست و از کارآمدی و رشد فرسنگ‌ها دور است. در این سازمان احتمالاً خواهیددید که آرامش خاصی در طبقات پایین ساختمان حاکم است! کارکنان به رتق‌وفتق کارهای شخصی خود مشغول هستند. در طبقات بالاتر مدیران میانی با سرعت درحال دویدن و جنب‌وجوش هستند و بالاتر از آن‌ها مدیر ارشد، چندروزی است سرش را نخارانده‌است! یعنی فرصت این کار را پیدا نکرده‌است!
در این سازمان اگر مشاور مدیر ارشد بخواهد برای یک امر مهم خدمت مدیر ارشد برسد، فقط خواهدتوانست ایشان را در لحظات کوتاهی که درحال رفتن برای تجدید وضو است، غافلگیر کند! مدیر ارشد، وقتی برای مطالعات برنامه‌ریزی و تدوین راهبرد ندارد. شاید اصلاً نیازی به تدوین راهبرد احساس نمی‌کند.
حال باردیگر به همان صفحه ساعت توجه کنیم. در این سازمان اوضاع برعکس است! ثانیه‌شمار قرص و محکم سرجای خود ایستاده، و در مقابل عقربه ساعت‌شمار دیوانه‌وار دارد دور خودش می‌‌چرخد! در چنین سازمانی نمی‌توان از رشد و تعالی و برنامه‌ریزی صحبت کرد. مدیر ارشد یا به برنامه‌ریزی اعتقادی ندارد و یا اصلاً فرصت فکر کردن به برنامه و برنامه‌ریزی را پیدا نمی‌کند.
راستی چرا و چگونه یک سازمان دچار چنین بیماری و عارضه‌ای می‌شود؟ در پاسخ به دلایل متعددی می‌توان اشاره کرد. اما بی‌شک مهم‌ترین عامل طرز فکر و تلقی مدیران ارشد سازمان و درنهایت طراحی ساختار سازمانی نادرست است.
حال از زاویه‌ای دیگر به این موضوع توجه کنیم: این باور غلط در جامعه ما رواج یافته‌است که مدیران موفق بسیار پرتحرک و پرکار هستند. آن‌ها روزی ۱۸ ساعت کار می‌کنند و وقت رفتن به خانه، چندین کارتابل با خودشان می‌‌برند! با این حساب مدیر یک سازمان عریض و طویل مانند جنرال‌الکتریک باید روزانه ۲۰۰ ساعت کار بکند و هر شب ۲۰ تا کارتابل با خودش ببرد و بیاورد! درحالی‌که چنین نیست!
وقتی یک مدیر ارشد را میبینید که فرصت سرخاراندن ندارد، با سرعت در تحرک و جنب‌وجوش است، و به‌اصطلاح بگیروببند در سازمان تحت فرماندهی خود راه انداخته‌است، گمان نکنید که یک مدیر پرتحرک و بسیار موفق کشف کرده‌اید! شاید او فقط یک مدیر بیش‌فعال باشد که جایگاه عقربه ساعت‌شمار را با ثانیه‌شمار اشتباه گرفته‌است!
مدیر موفق کسی نیست که روزی ۱۸ساعت و بلکه بیشتر کار کند. مدیر موفق شاید روزی دو سه ساعت کار اجرایی داشته‌باشد و بیشترین وقت خود را صرف مطالعه و برنامه‌ریزی بکند.
دسته‌ها: برنامه‌ریزی و بودجه, مدیریت و شایسته‌سالاری
با سلام
به نظرم ضعف در تدوین استراتژی در کشورهای در حال توسعه مثل کشورمان بسیار مشهود و صد البته بسیار مخرب و ویرانگر است. این که دو سه سال است نرخ رشد اقتصادی کشور در حالت خوشبینانه در حد صفر است نشان از بی توجهی به برنامه ریزی، تعطیل کردن سازمان برنامه ریز و چرخیدن مدیران به دور خود شاید هم به دور استانهای کشور است!